시작 : 2017년 1월 4일

종료 : 2017년 1월 17일

프로 프레젠터가 알려주는 파워포인트 보고서 디자인 기술

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꼭 해야 하는 일이 재미있으면 얼마나 좋을까요? 일이 재미있으면 여러 가지 것들이 총족되어야 하지만 그 중 한 가지 사실은 ‘잘하면’ 재미있을 수 있다는 것입니다. 이제부터 보고서를 만드는 것이 재미있는 작업이 되도록 자료 정리법과 보고서를 만드는 방법을 살펴보고 보고서 작성을 ‘잘하는 것’으로 만들어 보겠습니다.

보고서 쓰기는 재미없고 힘든 일이다. 자료를 모으거나 시험 결과를 모아서, 내가 원하는 혹은 팀이나 회사가 원하는 내용을 상사나 팀, 회사가 쉽게 이해하고, 원하는 내용은 반드시 넣고, 필요없는 내용은 제외하는 일련의 작업들이다.

하지만, 보고서 하나를 쓰는 것은 이런 일들의 무한 반복이다. 내가 알고 있는 배경 지식과 상대가 알고 있는 배경 지식이 다르므로, 내가 알고 있는 것이 당연한 것으로 생각해서 누락되면 보고서를 읽는 사람은 불편하다. 또한, 보고서를 읽는 사람에게 당연한 내용을 표현하면 불필요한 내용을 추가한 것이 된다.

무엇보다도 중요한 것은 내가 가고자 하는 방향과 보고서를 보는 사람의 방향이 다른 것과 내가 주장하고자 하는 바의 근거를 보고서를 읽는 사람이 공감하지 못 하는 것이다.

그래서, 보고서는 쓰는 것도 중요하지만, 중간 중간 보고를 통해서 내가 하는 생각과 보고서를 읽는 사람이 공통된 배경 지식을 갖도록 하는 것이 중요히다.

하지만, 오늘 쓰고 싶은 말은 ‘일이 재미있을 이유 중에 하나는 일을 잘 하는 것’이라는 말이다. 일을 잘하는 것은 보는 시각에 따라 달라진다. 대부분 높은 수준의 것을 요구하고, 일의 완성도를 높이고자 한다. 또한, 상사에게 보고하고자 하면 완벽하고, 깔끔하게 끝내고자 한다. 그런 이유로 보고서의 눈높이는 계속적으로 올라가게 된다. 데이터에 대한 끝없는 의심, 시각의 전환 등 다양한 원인들로 인해 반복적인 수정을 거치게 된다. 이러한 과정을 거치면서 작성자는 초기에 가졌던 자신의 입장을 잃어버리고, 반복적인 형태의 수정 과정만 거친다. 생각과 목적은 사라져 버리고, 지루하고, 의미없는 수정 작업만 남게 된다. 그러한 과정을 거친 보고서를 통해서 얻을 수 있는 내용은 거의 없다. 작성자가 보고서의 의도를 모르니 정작 보고서를 작성하고서도 수 많은 수정 작업 과정에서 본질을 잃고서 혼돈만 가져온다.

보고서를 작성하는 일이 재미가 있을려면 수준이 적절해야 한다. 즉, 너무 쉬우면 하찮아 보이고, 지루한 업무가 된다. 근데, 수준이 너무 높으면, 업무에 대한 흥미를 잃는다. 이 두가지를 모두 만족하려는 방안은 단계를 둔다는 아이디어가 생각이 났다. 처음 보고서는 단순한 내용을 완료하고, 처음 보고서를 바탕으로 보고서의 내용을 추가하고 확대해 나가는 방법을 취하는 것이다. 한 번에 완료하는 것이 아닌 단계별로 수준과 기대치를 높여가면서 보고서의 완성도를 높여가는 것이다. 이렇게 하려면 바쁘게 진행해서 될 수 없다. 바쁘게 진행하면 보고서는 없고, 데이터와 토론, 구두 지시 만으로 진행되고, 이야기가 진행되면서 수준이 올라가서 난이도가 급격히 상승해서 재미를 잃어 버린다.

이러한 방법의 장점은 성취감을 느낄 수 있다는 것이다. 작은 보고서를 통해 수준 낮지만, 결과물을 얻었다는 성취감을 느낄 수 있다. 그 결과를 바탕으로 내용을 확대한다. 수준도 조금 더 올려 난이도를 높인다. 중간 결과물을 얻고, 이를 바탕으로 최종적인 수준에 도달할 수 있도록 난이도를 높여가면 업무에 흥미를 잃지 않고서도 완성도 높은 결과물을 얻을 수 있다는 아이디어이다.

신입사원이 오면 적용해 보고 싶다.

회사에서 보고서 작성을 위해서 파워포인트를 많이 사용한다. 이전에 어떤 자료에 보면, 잡스나 게이츠는 파워포인트로 만든 자료를 무척이나 싫어 했다고 한다. 나도 파워포인트를 많이 사용하지만, 너무 싫다. 우선 이쁘게 잘 만들기가 어렵다. 나 처럼 디자인 감각이 없는 사람이 파워포인트로 무언가를 만든다는 것은 참 힘들다.

그렇지만, 많이들 사용하고, 보고서를 좀 더 쉽고 빠르게 원하는대로 만들 수 있으면 시간이 절약되리라는 생각에 시간을 투자해서 읽었다. 여기에 좀 문제가 있다. 실제로 연습해고 익혀야 하는데, 그런 것 보다는 그냥 읽고 이렇게 할 수 있구나 하는 정도라, 실무에 효과를 발휘 할 수 있을지 의문이다.

보고서를 작성에 필요한 개괄적 내용을 첫 부분에 담고 있는데, 맘에 드는 내용이 몇 가지 있다.

p8
공무원들의 보고서 작성 관련 표준 교재인 ‘멋진 보고서 만들기’에서는 좋은 보고서를 작성하기 위한 능력을 네 가지로 설명한다.
1) 의사를 정확하게 전달할 수 있는 ‘문장력’
2) 원인과 문제점을 도출하기 위한 자료 ‘분석력’
3) 창의적 대안 마련을 위한 ‘문제 해결 능력’
4) 상하좌우 긴밀한 공조를 위한 긴밀한 ‘협조성’

p9
보고서가 사실이나 의견을 전달하는 수단이라면 결국 의사소통 방식의 하나입니다. 그리고 사람 사이 의사소통에서 가장 중요한 것은 하려는 말이 무엇인지 서로 통하는 것입니다.

평소에 내가 생각하고 있던 ‘보고서도 우리의 대화와 같은 의사 소통 방식이다’것과 맥락을 같이 한다.

내 생각을 좀 더 한다면, 보고서를 쓸 때, 대부분의 경우 내가 필요하기 보다는 지시에 의해 작성한다. 지시 사항을 받아 자료 수집, 실험 등을 통해서 결과를 도출하여 보고서를 작성한다. 내가 작성한 보고서(초안)은 결재 과정을 거치는데, 여기서 여러번 나의 의견과 결과가 걸러진다. 내가 진행한 방향이 지시한 사람의 생각과 다르거나, 지시한 방향과 다른 해석에 대해 검토를 받는다. 검토한 내용을 바탕으로 다시 보고서를 작성한다. 작성시에 초기에 생각한 내용과 검토한 내용 사이의 차이를 매꿔가야 한다. 매꿔가기 위한 근거가 부족하면, 추가적인 자료 조사나 실험을 통해서 근거를 보충한다. 그리고, 다시 보충하고 작성한 내용을 검토받는다. 다시 원래 생각한 방향과 맞는지, 추가적인 검토 내용이 제대로 반영이 되었는지, 그리고 반영한 내용과 원 방향의 인과관계가 적절한지 등을 다시 검토한다. 그러면서, 서로의 생각을 통합하고, 이해를 더 해가는 작업이라고 생각한다.

난 단지 보고서를 작성해서 보고하는 내용만이 의사 소통이 아니라 작성시에 일어나는 모든 것을 소통이라 생각한다.

p35-38
쓰레기를 넣으면 쓰레기가 나온다(Gargabe in Garbege out)
똑똑한 버리기 - 가지고 있는 것을 다 보여줄 필요는 없다.
어디까지 적절한가? 필요 요소와 선택 요소 구분하기
중복되지 않게 그러나 누락되는 것은 없게

이 책을 통해서 파워포인트 사용에 대한 몇 가지 팁(개체틀 글꼴 지정, 무료 이미지 사이트, 색상 추출 프로그램 등)도 얻었다. 후반부는 대충 훑고 넘어 갔다. 연습이 필요한 부분인데다가 세심하게 다뤄야 하는 부분인데, 그렇게 까지 파워포인트에 정성을 들이고 싶지는 않다. 나중에 필요하면 찾아서 따라해 보면 될 것 같다.

나의 점수 : 2.5 (5점 만점)